一般人所稱的「存證信函」，其實乃郵局存證信函的簡稱，顧名思義可說是一種具有保存證據效力的函件或書信。所謂「存證信函」，就是經過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件，達到告知義務的效果。其實存證信函最大的用途在於通知並警告對方，因此一般人是不喜歡收到的！而存證信函需準備一式三份，其中郵局留存一份，以備日後萬一有訴訟或糾紛時可依此證明，此亦為郵局存證信函最重要的功能。
存證信函的寫法：
製作存證信函其實很簡單不需要找人代寫,以前是買郵局現成的來寫. 但是非常麻煩,寫錯字塗改不但要蓋章, 還要在下方註記第幾頁第幾行, 而且字體如果不夠工整,以後萬一要打官司也不太好
還要先寫草稿再三檢查後才能騰在買來的紙上, 而且張數較多時重量也重很多,郵寄時也會浪費很多的郵費,確實是很划不來的.
郵局網站有存證信函格式
下載格式並依格式打字所要內容, 直接列印所需份數至郵局交寄就OK了！
這樣子可以直接在電腦上修改內容至完全滿意後再列印, 又能節約寫字的力氣和寫錯字的擔憂以及郵費的支出. 真的是一舉三得喔！ 提供存證信函格式網址如下
http://www.post.gov.tw/post/internet/down/index.jsp?ID=18
書寫時仍需注意下列幾點事項：
一、信內寄件人與收件人之住址必須與信封上的相同。
二、若有附件，限與存證信函有關之文件。
三、如果內容文字有塗改增修者，應於欄外註明訂正／刪除／插入何字，並且要註明字數，並在修改地方加蓋寄件人的印章。
四、存證信函應由寄件人製作成一式三份〈正本一份，副本二份〉，若收件人二人以上，依增加之人數，再增加副本，例如甲要發存證信函給乙和丙，則此時共要四份（寄件人甲、收件人乙和丙及郵局）。
五、存證信函內容務必將人、事、時、地、物及訴求幾個要件寫清楚，勿模糊不清。
六、寄件人需在第一張寄件人姓名下面蓋章（或簽名，若存證信函二張以上，建議寄件人蓋騎縫章，以防他人抽頁或竄改。
完成存證信函書寫後，唯有交由郵局寄才算是存證信函，故寄件人只有透過郵局送達對方一途。 存證信函具有證據功能，且能讓當事人雙方謹慎處理彼此之間的相關事宜，所以應該多了解存證信函的書寫方法，以保障自己的權利。
至於存證信函內容如何寫?
可以上網搜尋存證信函範例, 有很多網站都有提供. 一定可以找到比較能夠參考運用的
如果發了存證信函對方仍不理會, 就可以依據存證信函副本去鄉鎮區公所的調節委員會請求調節
申請調節是完全免費的（打官司還要先預付訴訟金）
當然要事先想好要如何與對方辯論
也要先預設要求對方給付的金額及想好自己可以同意的底線. 在召開調節會時向調節委員據理力爭. 如果調節委員會調節成立即具有與法院判決同等效力, 調節會還會寄一張蓋有正式官防的調節筆錄給你. 這一張正式的筆錄請千萬注意保存妥當, 因為這是對方要賠償的重要依據
如果對方不履行就可以依法控告.
存證信函範例 http://www.justlaw.com.tw/ExampleList.php?gp=139
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